Как сократить сроки согласований в четыре раза и получить стратегическое преимущество при работе с госзаказчиками
Компания «Торакс» внедрила систему Okdesk для автоматизации процессов сервисного обслуживания. Это позволило ускорить согласование заявок в четыре раза и повысить управляемость работ на распределённых объектах.
С 2008 года «Торакс» занимается проектированием, монтажом и эксплуатацией систем безопасности. В компании работает более 50 сотрудников, основные клиенты – государственные организации. Ежегодно «Торакс» участвует в сотнях тендеров, где конкурентное преимущество формируют не только цена и квалификация компании, но и доказанная надёжность, стабильность и прозрачность работы подрядчика.
До внедрения цифрового инструмента сервисные заявки обрабатывались вручную – через Google-таблицы и мессенджеры. Это замедляло процессы: обращения могли дублироваться, теряться или доходить до инженеров с опозданием. В результате страдали сроки реагирования и общий уровень обслуживания.
Проблема стала особенно заметной при запуске масштабного проекта для крупной транспортной компании с государственным участием. В рамках контракта требовалось обслуживание на 50 объектах по всей стране. При текущем порядке взаимодействия от момента выявления неисправности до её устранения могло уходить до двух месяцев только на согласование документов.
Чтобы изменить ситуацию, в компании внедрили систему автоматизации процессов сервисного обслуживания Okdesk. Внедрение заняло полтора месяца. Система позволила оцифровать весь процесс подачи и обработки заявок, объединив заказчиков и исполнителей в единой цифровой среде.
С начала работы в системе «Торакс» смогли сократить сроки согласования в четыре раза – теперь этот процесс занимает не более двух недель.
Обращения перестали теряться. Инженеры заранее получают всю необходимую информацию через мобильное приложение – фото или видео неисправности, которые помогают точнее оценить ситуацию, и ещё до выезда подготовить нужные запчасти и инструменты. После завершения работ исполнитель прикрепляет фотоотчёт к заявке, что исключает споры и ускоряет приёмку со стороны заказчика. Вся история взаимодействия фиксируется в системе, делая процесс прозрачным и управляемым.
Положительные изменения почувствовали не только заказчики, но и команда. Новые сотрудники теперь быстрее адаптируются благодаря встроенным инструкциям и чек-листам. Руководство видит точные метрики – количество заявок, скорость реакции, время устранения неисправности. Это помогает контролировать качество и повышает внутреннюю дисциплину.
Сегодня с помощью Okdesk компания «Торакс» обслуживает сотни объектов, включая более 250 площадок «Мосгортранса». Цифровой подход к организации внутренних процессов стал конкурентным преимуществом, ведь большинство компаний отрасли до сих пор продолжают работать «по-старинке», используя бумажные журналы учёта и разрозненные каналы коммуникации. Прозрачность процессов выделяет «Торакс» на рынке и помогает оставаться востребованными исполнителями.
