Как сократить расходы на обслуживание и ремонт технических средств безопасности, не теряя в качестве

Как сократить расходы на обслуживание и ремонт технических средств безопасности, не теряя в качестве

С начала 2025 года российские компании столкнулись с рядом экономических вызовов: высокая ключевая ставка, рост себестоимости производства и замедление темпов экономического роста — всё это подталкивает бизнес к пересмотру операционных расходов.

Согласно исследованию Российского союза промышленников и предпринимателей (РСПП), 74% компаний уже планируют сокращение расходов. Для сравнения: в начале 2024 года таких организаций было 58%.

 Сфера технического обслуживания и ремонта технических средств безопасности — не исключение. Компании ищут возможные пути сокращения издержек.

Где бизнес теряет? Реальные кейсы

Чтобы сократить затраты на техническое обслуживание и ремонт систем безопасности (далее – ТОиР СБ) без потери качества, нужен системный подход. Важно начать с анализа основных источников расходов. Как показывает практика, основные потери связаны не с самими работами, а с тем, как они работы организованы. С этой ситуацией сталкиваются многие компании в отрасли.

Так, ЧОП «Премьер», специализирующийся на физической безопасности, юридической поддержке, монтаже и обслуживании технических средств безопасности, обрабатывал заявки от клиентов вручную, а задачи распределял на ежедневных планерках. На планерки и созвоны у выездных специалистов уходило до 25% рабочего времени.

Похожая ситуация наблюдалась в «АН-Секьюрити» – компании, которая является лидером в сфере услуг безопасности в СЗФО. Ранее, её координаторы вручную обрабатывали тысячи заявок по почте и в Excel. Это не только создавало большую нагрузку на отдел, но и вело к ошибкам, потере информации, нарушениям сроков работ. 

В «ЭБРО-СБ», занимающейся проектированием, установкой и обслуживанием систем безопасности, инженеры регулярно звонили в офис для уточнения деталей, потому что заявки не всегда содержали всю необходимую информацию для выполнения работ. Клиенты, в свою очередь, звонили в офис, чтобы узнать статус ремонта – все это сильно перегружало диспетчеров.

Почему так происходит?

На рассмотренных примерах видно — причиной неоправданных затрат становятся самые неочевидные на первый взгляд факторы.

В сфере ТОиР СБ учет и распределение заявок зачастую ведется вручную и разрозненно: обращения поступают по телефону, почте, мессенджерам и фиксируются в Excel или бумажных журналах, что приводит к потерям заявок, дублированию задач и невозможности быстро отследить статус каждой из них.
Встречаются ситуации, когда роль диспетчера на себя берет руководитель эксплуатационной службы: вместо того, чтобы заниматься стратегическим управлением, он вручную распределяет задачи, осуществляет контроль ЗИП, сверку статусов и сбор отчетов. Управление превращается в бесконечное “тушение операционных пожаров”.
В отрасли мы видим и другие факторы, оказывающие влияние на избыточные операционные и организационные расходы, наряду с уже рассмотренными.
Например, отсутствие учета ЗИП – компании не знают точно, какие запчасти есть в наличии, что и кем уже использовано, когда необходимо пополнить складские запасы. Как результат – избыточные или недостаточные закупки, сорванные сроки.
Отсутствие регламентов работ тоже может оказаться причиной издержек, которые не учитываются: каждый техник действует по своему усмотрению, новые сотрудники долго адаптируются, а важные знания не передаются внутри команды.

Как системы класса help desk помогают изменить ситуацию

Факторы, которые мы рассмотрели выше, объединяют издержки на рутинные операции, поэтому ключом к эффективному снижению расходов без потери качества становится их автоматизация.
На рынке много решений, которые помогают автоматизировать самые разные области управления: от продаж до производства. В сфере ТОиР также существует специализированное решение – системы класса help desk, которые позволяют оцифровать процессы приема, регистрации и обработки заявок на техническое обслуживание и ремонт средств безопасности, а также отслеживать статус работ и сроки исполнения. 

В ЧОП «Премьер» внедрение специализированной системы автоматизации Okdesk позволило отказаться от ручной обработки заявок и ежедневных планерок. Система автоматически распределяет задачи по техникам, а мобильное приложение содержит всю необходимую информацию для решения конкретной задачи. Инженеры работают практически удаленно, не теряя времени на поездки в офис, а руководитель видит реальную картину загрузки и прогресса в работе в режиме онлайн.

В «ЭБРО-СБ» каждый этап работы теперь фиксируется в системе, а заказчики могут отслеживать статус обращения через клиентский портал и видеть актуальный статус заявки в режиме реального времени. Это не только ускорило сроки выполнения работ но и снизило количество клиентских звонков в офис на 60%.

В «АН-Секьюрити» заявки теперь формируются автоматически на основе данных из 1С, а система сама распределяет задачи и отслеживает их выполнение. Это позволило избавиться от большого объема ручной работы, снизить нагрузку на диспетчеров на 40% и обеспечить контроль над более чем 17 тыс. объектов без увеличения штата.

Во всех случаях решались разные задачи, но цель была одна – высвободить время и ресурсы за счет цифровизации рутинных операций.

Вывод: где на самом деле скрыты возможности для экономии

Опыт компаний из сферы обслуживания и ремонта технических средств безопасности показывает: основные потери скрываются не в прямых расходах, а в неэффективной организации процессов. Цифровизация даже одного процесса, например, приема и распределения заявок или учета ЗИП, позволяет устранить эти потери без увеличения штата и сокращения качества. Внедрение help desk системы становится началом устойчивых изменений.

Такая трансформация делает сервисную службу не только экономной, но и управляемой, предсказуемой, масштабируемой. И главное – это путь, который можно пройти без радикальных изменений, поэтапно, начиная с самых неэффективных процессов.